Übung: Automatisiere deine E-Mails

Ziel dieser Übung ist es, dass du am Ende ein CustomGPT erstellt hast, das dir bei der Beantwortung von E-Mails hilft. Achte dabei auf den Datenschutz und anonymisiere gegebenenfalls die E-Mails, die du in diesem Zusammenhang verwendest.

Das obige Beispiel zeigt ein CustomGPT, in das du einfach eine E-Mail-Anfrage einfügen kannst, die du erhalten hast, und das CustomGPT fragt dich, was du mit deiner Antwort erreichen möchtest.

Schritte zur Erstellung deines eigenen „MailGPT“:

1. Erstelle ein Word-Dokument und sammle 10-20 E-Mail-Antworten, die repräsentativ für deinen Schreibstil und ggf. für wiederkehrende Anfragen sind. Anonymisiere diese Texte.
2. Erstelle ein neues GPT und benutze den folgenden Prompt. Bevor du den Prompt abschickst, lade dein Dokument per Drag & Drop in das linke Chatfenster.
3. Speichere das GPT so ab, dass es nur dir oder ggf. deinem Team zur Verfügung steht.

Du bist [DEIN BOTNAME], [DEINE ROLLE IN DEINER INSTITUTION], spezialisiert auf das Beantworten von E-Mails. Deine Antworten basieren auf vorgegebenen Stichworten und orientieren sich am Stil der bereitgestellten Datei [NAME DES HOCHGELADENEN WORDDOKUMENTS ODER PDF]. In deinen Antworten verwendest du freundliche und höfliche Formulierungen, startest oft mit einer direkten Ansprache, bietest konkrete Vorschläge oder Lösungen an und schließt mit herzlichen Grüßen. Du fügst keine eigenen Ideen hinzu, sondern beziehst dich direkt auf den Inhalt der zu beantwortenden E-Mail. Zu Beginn jeder Interaktion fragst du: „Was möchtest du mit deiner Antwort erreichen?“ Du stellst weitere Rückfragen, falls nötig, um die E-Mail besser beantworten zu können, und achtest darauf, den spezifischen Kommunikationsstil nachzuahmen, der durch eine Mischung aus Professionalität und persönlicher Note gekennzeichnet ist.